rodolpho
305 lines
17 KiB
Markdown
305 lines
17 KiB
Markdown
---
|
||
title: Impressão de cópia controlada
|
||
source: https://tdn.totvs.com/pages/viewpage.action?pageId=152802071
|
||
path: \Plataforma Documentação técnica\Recurso de Documentos (ECM)\Impressão de cópia controlada.md
|
||
---
|
||
|
||
- [Introdução](#Impressãodecópiacontrolada-Introdução)
|
||
- [Pré-requisitos](#Impressãodecópiacontrolada-Pré-requisitos)
|
||
- [Tipos de arquivos suportados](#Impressãodecópiacontrolada-Tiposdearquivossuportados)
|
||
- [Impressão de documentos](#Impressãodecópiacontrolada-Impressãodedocumentos)
|
||
- [Acionar a impressão](#Impressãodecópiacontrolada-Acionaraimpressão)
|
||
- [Realizar a impressão](#Impressãodecópiacontrolada-Realizaraimpressão)
|
||
- [Recursos adicionais](#Impressãodecópiacontrolada-Recursosadicionais)
|
||
- [Log de cópia controlada](#Impressãodecópiacontrolada-Logdecópiacontrolada)
|
||
- [Compatibilidade de impressão com o MS Office](#Impressãodecópiacontrolada-CompatibilidadedeimpressãocomoMSOffice)
|
||
- [Variáveis de impressão e visualização](#Impressãodecópiacontrolada-Variáveisdeimpressãoevisualização)
|
||
- [Pré-requisitos](#Impressãodecópiacontrolada-Pré-requisitos.1)
|
||
- [Configuração de atualização das variáveis](#Impressãodecópiacontrolada-Configuraçãodeatualizaçãodasvariáveis)
|
||
- [Variáveis de visualização](#Impressãodecópiacontrolada-Variáveisdevisualização)
|
||
- [Variáveis de impressão](#Impressãodecópiacontrolada-Variáveisdeimpressão)
|
||
- [Eventos de documentos](#Impressãodecópiacontrolada-Eventosdedocumentos)
|
||
- [Configurar variáveis](#Impressãodecópiacontrolada-Configurarvariáveis)
|
||
- [Microsoft Word](#Impressãodecópiacontrolada-MicrosoftWord)
|
||
- [Microsoft Excel](#Impressãodecópiacontrolada-MicrosoftExcel)
|
||
|
||
|
||
|
||
# Introdução
|
||
|
||
---
|
||
|
||
O recurso de impressão de cópia controlada no TOTVS Fluig Plataforma permite identificar e rastrear as cópias emitidas dos documentos.
|
||
|
||
É um recurso importante quando ocorre atualização de normas e procedimentos, principalmente de ISO, onde é necessário recolher as cópias impressas antigas e disponibilizar as novas versões para as áreas.
|
||
|
||
Com o registro de quais áreas possuem os documentos impressos fisicamente, facilita muito essa substituição. Além de evitar não conformidades em auditorias.
|
||
|
||
# Pré-requisitos
|
||
|
||
---
|
||
|
||
São pré-requisitos para a impressão de documentos:
|
||
|
||
- A configuração de ao menos uma área. Para saber como fazer isso, acesse a documentação sobre [Áreas](http://tdn.totvs.com/x/w4D5DQ);
|
||
- A configuração de marca d'água é opcional. Para saber mais, acesse a documentação de [Marca d'água](http://tdn.totvs.com/x/BoH5DQ);
|
||
|
||
# Tipos de arquivos suportados
|
||
|
||
---
|
||
|
||
A plataforma permite a impressão de cópia controlada apenas para arquivos PDF, documentos do Word e planilhas do Excel. Em servidores Linux, arquivos com extensões .doc e .xls podem não funcionar.
|
||
|
||
A tabela abaixo exibe as extensões suportadas pelo recurso de cópia controlada:
|
||
|
||
| Extensão | Compatível? | Sistema Operacional do servidor da plataforma |
|
||
| --- | --- | --- |
|
||
| **.doc** | (aviso) | Somente em servidor Windows |
|
||
| **.docx** | (seleção) | Windows/Linux |
|
||
| **.ppt** | (erro) | |
|
||
| **.pptx** | (erro) | |
|
||
| **.xls** | (aviso) | Somente em servidor Windows |
|
||
| **.xlsx** | (seleção) | Windows/Linux |
|
||
| **.pdf** | (seleção) | Windows/Linux |
|
||
| **.txt** | (erro) | |
|
||
|
||
Atenção!
|
||
|
||
Em algumas instalações ocorre o erro: “java.lang.NoClassDefFoundError : null” ao imprimir documentos Microsoft® Office. Para mais detalhes de como solucionar a inconsistência confira a documentação [Configuração de serviços de componentes](http://tdn.totvs.com/x/eiH2Dw).
|
||
|
||
# Impressão de documentos
|
||
|
||
---
|
||
|
||
Os documentos com os tipos de arquivos suportados (listados acima) configurados para utilizar o Visualizador Interno, SEMPRE são impressos como cópia controlada.
|
||
|
||
Para os demais tipos de arquivos que não são suportados, NÃO é permitida a impressão pela Cópia controlada. É possível apenas a impressão normal do documento e deve ser realizada exclusivamente pela Visualização do Documento, no ícone da Impressora (ver segunda opção abaixo).
|
||
|
||
## Acionar a impressão
|
||
|
||
Você pode fazer a impressão de um documento através da navegação ou através da visualização.
|
||
|
||
Na navegação, selecione o arquivo e acione o botão Mais > Imprimir cópia controlada.
|
||
|
||
|
||
|
||
Na visualização do documento há duas opções. Na primeira acione Ações do documento > Imprimir cópia controlada.
|
||
|
||
|
||
|
||
Na segunda, acione o ícone da impressora.
|
||
|
||
|
||
|
||
Atenção
|
||
|
||
Para os documentos com os tipos de arquivos NÃO suportados esta é a única forma de impressão pela plataforma. Não sendo registrada como uma cópia controlada.
|
||
|
||
Para os documentos com os tipos de arquivos suportados, configurados para não utilizar o Visualizador Interno, também será realizada uma impressão normal, sem registro de cópia controlada.
|
||
|
||
## Realizar a impressão
|
||
|
||
Após acionar a impressão, você será apresentado à tela de configuração. Configure cada campo conforme a sua necessidade:
|
||
|
||
1. **Documento protocolo:** escolha um documento protocolo para a impressão. Ele pode conter variáveis de impressão que serão atualizadas quando a impressão for finalizada. Para saber mais acesse o item [Variáveis de impressão](https://tdn.totvs.com/pages/viewpage.action?pageId=152802071).
|
||
2. **Renderizador de impressão de PDF:** se você não possuir uma impressora instalada e configurada no computador, a plataforma utilizará o renderizador escolhido para gerar um arquivo PDF que normalmente é aberto automaticamente pelo próprio navegador em uma nova aba. Assim você pode salvar o documento e imprimi-lo posteriormente ou apenas mantê-lo. Se a impressão parecer desconfigurada com o renderizador padrão (PDFRenderer), altere para a opção JPedal e tente novamente.
|
||
3. **Marca d'água:** Marca d'água que será incluída nas cópias impressas, se desejado. O cadastro da marca d'água é realizado no recurso [Marca d'água](https://tdn.totvs.com/pages/viewpage.action?pageId=234455302) do Painel de controle.
|
||
Importante: A marca d'água selecionada será aplicada somente nos documentos que não possuem marca definida. Para ver a marca d'água de cada documento, verifique a seção **Documentos selecionados para imprimir cópia controlada**. Caso desejado, para alterar a marca definida, acesse as propriedades do documento.
|
||
4. **Área(s) Destino:** são as áreas para as quais a impressão será feita. Esse campo é obrigatório. Cadastre pelo menos uma área. Para saber como fazer isso, acesse a documentação sobre [Áreas](http://tdn.totvs.com/x/w4D5DQ).
|
||
5. **Documentos selecionados para imprimir cópia controlada:** Nessa lista são apresentados os documentos que serão impressos, bem como a marca d'água a ser aplicada a cada um deles.
|
||
6. **Imprimir cópia controlada:** ao acionar esse botão, a impressão será feita.
|
||
|
||
|
||
|
||
# Recursos adicionais
|
||
|
||
---
|
||
|
||
A impressão de cópia controlada foi desenvolvida inicialmente com o recurso de *applets*, porém este recurso atualmente está disponível somente para o navegador Internet Explorer. Os navegadores Google Chrome (versão 45 ou superior) e Mozilla Firefox (versão 52 ou superior) não suportam mais a execução dos plugins NPAPI necessários.
|
||
|
||
Este recurso possibilita identificar qual impressora foi selecionada e também definir o número de cópias emitidas.
|
||
|
||
Caso você deseje utilizar essas opções é necessário atender os requisitos a seguir:
|
||
|
||
- Configurar o [Ambiente de execução do Java®](https://tdn.totvs.com/pages/viewpage.action?pageId=75271469) no computador do usuário que fará a impressão;
|
||
- Utilizar o navegador Internet Explorer. Acesse a [Matriz de Portabilidade](http://tdn.totvs.com/x/_ApbB) para saber qual é a versão homologada;
|
||
- Marcar a opção "Habilita applet" em Painel de Controle > Parâmetros. Para saber mais sobre essa tela acesse a documentação sobre [Parâmetros](http://tdn.totvs.com/x/goH5DQ).
|
||
|
||
Quando a opção "Habilita applet" está marcada no Painel de Controle > Parâmetros, você NÃO conseguirá fazer a impressão através dos navegadores Firefox ou Chrome. Ao tentar fazer isso, será apresentada a mensagem "Não foi possível carregar applet".
|
||
|
||
Nesse caso, você poderá apenas fazer a impressão através do Internet Explorer.
|
||
|
||
Se quiser fazer a impressão através dos outros navegadores, desabilite a opção. Lembrando que nesse caso, a informação de qual impressora foi selecionada, não será registrada.
|
||
|
||
Importante
|
||
|
||
Informamos que o Office 365 não encontra-se no rol de versões homologadas pelo TOTVS Fluig Plataforma.
|
||
|
||
# Log de cópia controlada
|
||
|
||
---
|
||
|
||
O log de cópia controlada é o registro das informações de cada impressão de cópia controlada. Esse registro é importante, pois oferece total controle e rastreabilidade sobre as cópias.
|
||
|
||
Para saber como consultar esse log acesse a documentação de [Log de cópia controlada](http://tdn.totvs.com/x/-YD5DQ).
|
||
|
||
# Compatibilidade de impressão com o MS Office
|
||
|
||
---
|
||
|
||
Por padrão o TOTVS Fluig Plataforma utiliza o OpenOffice como motor padrão para a impressão de documentos, ou seja, é possível que determinados documentos não sejam impressos exatamente como são visualizados no MS Office.
|
||
|
||
Para que o MS Office seja o motor padrão de impressão é necessário fazer a [Configuração dos serviços de componentes](http://tdn.totvs.com/x/eiH2Dw). Não é necessário reiniciar a plataforma após a configuração. Basta fazer uma nova impressão.
|
||
|
||
**oculto**
|
||
|
||
**Observação KCS:** Informação duplicada no artigo <https://centraldeatendimento.fluig.com/hc/pt-br/articles/360033839533>.
|
||
Caso seja feita alguma atualização, lembrar de atualizar o artigo!
|
||
|
||
# Variáveis de impressão e visualização
|
||
|
||
---
|
||
|
||
É possível configurar variáveis nos documentos que serão atualizadas durante a visualização ou durante a impressão (quando o documento for utilizado como protocolo). As variáveis podem informar a versão do documento, publicador ou a data de publicação, por exemplo.
|
||
|
||
## Pré-requisitos
|
||
|
||
---
|
||
|
||
Para que as variáveis sejam atualizadas é necessário que a opção *"*Atualiza Propriedades Cópia Controlada?" localizada na aba Informações Gerais das propriedades do documento esteja marcada.
|
||
|
||
Essa opção pode ser alterada manualmente durante ou após a publicação ou pode estar configurada nas propriedades herdadas da pasta, para que seja marcada automaticamente durante a publicação.
|
||
|
||
## Configuração de atualização das variáveis
|
||
|
||
---
|
||
|
||
Para marcar essa opção manualmente, durante a publicação de documento avançado ou na edição de propriedades após a publicação, acione a aba **Informações Gerais** e marque a opção **Atualiza Propriedades de Cópia Controlada?**.
|
||
|
||
|
||
|
||
Para fazer a configuração automática, acione as propriedades da pasta. Acesse a aba **Propriedades Herdadas** e marque a opção **Atualiza propriedades de Cópia Controlada?**.
|
||
|
||
|
||
|
||
## Variáveis de visualização
|
||
|
||
---
|
||
|
||
As variáveis de visualização são atualizadas sempre que o documento é aberto e visualizado dentro da plataforma. Confira a lista de informações que podem ser adicionadas ao documento:
|
||
|
||
| Variável | Descrição |
|
||
| --- | --- |
|
||
| Document.Author | Autor do documento |
|
||
| Document.Author.ID | Matricula do autor do documento |
|
||
| Document.Author.Name | Nome do autor do documento |
|
||
| Document.Active | Documento ativo |
|
||
| Document.ID | Código do documento |
|
||
| Document.Publisher | Publicador do documento |
|
||
| Document.Publisher.ID | Matricula do publicador do documento |
|
||
| Document.Publisher.Name | Nome do publicador do documento |
|
||
| Document.Version | Versão do documento |
|
||
| Document.Revision | Revisão do documento |
|
||
| Document.Description | Descrição do documento |
|
||
| Document.Comments | Comentários do documento |
|
||
| Document.VersionDescription | Descrição da Versão/Revisão |
|
||
| Document.Tag | Tags do documento |
|
||
| Document.ApprovedOn | Data que o documento foi aprovado |
|
||
| Document.CreationDate | Data de criação do documento |
|
||
| Document.ExpiresOn | Data de expiração do documento |
|
||
| Document.FirstVersionDate | Data da primeira versão |
|
||
| Document.LastUpdateDate | Data da última atualização |
|
||
| Document.Approvers1, Document.Approvers2, Document.ApproversN | Aprovador do nível 1. O N representa qual aprovador a ser retornado: o 1 retorna o primeiro aprovador, o 2 retorna o segundo e assim sucessivamente, especificamente do nível 1. |
|
||
| Document.Level2.Approver1, Document.Level2.Approver2, Document.LevelN.ApproverN | Aprovador do nível N. O N em *Level* representa qual nível deve ser retornado, e o N em *Approver* representa qual aprovador a ser retornado. Por exemplo: Document.Level2.Approver1 retorna o primeiro aprovador do nível 2. |
|
||
|
||
## Variáveis de impressão
|
||
|
||
---
|
||
|
||
As variáveis de impressão são atualizadas somente no documento protocolo quando a impressão é concluída. Essas variáveis não são atualizadas quando o documento é visualizado dentro da plataforma.
|
||
|
||
Nesse caso, se você tentar visualizar um documento que possui variáveis de impressão, ela será exibida como no exemplo abaixo.
|
||
|
||
|
||
|
||
Confira a lista de informações que podem ser adicionadas ao documento:
|
||
|
||
| Variável | Descrição |
|
||
| --- | --- |
|
||
| Document.PrintDate | Data da impressão |
|
||
| Document.PrintRequester | Requisitante/Solicitante |
|
||
| Document.PrintedDocument.AreaResponsible | Responsável pela área |
|
||
| Document.PrintedDocument.Description | Descrição do documento |
|
||
| Document.PrintedDocument.Comments | Comentários do documento |
|
||
| Document.PrintedDocument.VersionDescription | Descrição da Versão/Revisão |
|
||
| Document.PrintedDocument.Tag | Tags do documento |
|
||
| Document.DocumentNrDocumento | Número do documento |
|
||
| Document.PrintedDocument.Version | Versão do documento |
|
||
| Document.PrintedDocument.Revision | Revisão do documento |
|
||
| Document.DestinationArea | Área |
|
||
| Document.PrintedDocument.Publisher | Publicador do documento |
|
||
| Document.PrintedDocument.VersionDescription1 | Descrição da versão do documento |
|
||
| Document.PrintedDocument.VersionDescription2 | Continuação da descrição da versão do documento |
|
||
| Document.PrintedDocument.VersionDescription3 | Continuação da descrição da versão do documento |
|
||
|
||
Atenção
|
||
|
||
É padrão do próprio MS Office limitar as propriedades dos documentos em 127 caracteres durante a visualização ou impressão.
|
||
|
||
## Eventos de documentos
|
||
|
||
---
|
||
|
||
Os eventos [onApplyDocumentPrintProperties](http://tdn.totvs.com/display/fluig/Eventos+de+Documentos#EventosdeDocumentos-onApplyDocumentPrintProperties) e [onApplyDocumentProtocolProperties](http://tdn.totvs.com/display/fluig/Eventos+de+Documentos#EventosdeDocumentos-onApplyDocumentProtocolProperties) podem ser utilizados para atualizar ou recuperar as informações das variáveis configuradas nos documentos.
|
||
|
||
Veja também o exemplo (**interacting-with-copy-controlled-properties**) disponível no repositório do TOTVS Fluig Plataforma clicando **[aqui](https://git.fluig.com/projects/SAMPLES/repos/projetos/browse/interacting-with-copy-controlled-properties)**.
|
||
|
||
## Configurar variáveis
|
||
|
||
---
|
||
|
||
### Microsoft Word
|
||
|
||
Com o documento aberto no Microsoft Word, posicione o cursor no local onde a variável deve ser incluída.
|
||
|
||
Pressione **CTRL + F9** e preencha o espaço entre as chaves (**{ }**) como no exemplo abaixo:
|
||
|
||
|
||
|
||
### Microsoft Excel
|
||
|
||
- Com o documento aberto no Microsoft Excel, clique com o botão direito do mouse sobre **qualquer coluna** conforme a necessidade (1), em seguida acione a opção **Inserir** (2). Para demonstrar esse recurso, utilizaremos a Coluna A:
|
||
|
||
|
||
|
||
- Preencha as células da **coluna escolhida** no passo anterior, com um nome que identificará as variáveis que você escolheu. Por exemplo, **Publicador** e **Data**.
|
||
|
||
|
||
|
||
- Clique na célula da primeira variável (A2 usada neste exemplo abaixo) e em seguida digite o valor Document.Publisher (ou a variável escolhida) na **Caixa de Nome**;
|
||
- Pressione ***enter*** para salvar;
|
||
- Faça o mesmo nas demais células, informando na caixa de nome a variável escolhida.
|
||
|
||
|
||
|
||
- Clique sobre a célula que deverá ser atualizada com o valor da variável;
|
||
- Digite "=" e em seguida clique sobre a célula da variável configurada no passo anterior;
|
||
- Pressione ***enter*** para salvar;
|
||
- Faça o mesmo com as demais células;
|
||
- Salve o documento.
|
||
|
||
|
||
|
||
- Clique com o botão direito do mouse sobre a coluna de variáveis que foi criada no passo 1;
|
||
- Aciona a opção **Ocultar** para que a coluna não seja exibida;
|
||
- Salve o documento.
|
||
|
||
|
||
|
||
Confira o passo a passo completo do exemplo que acabamos de fazer:
|
||
|
||
|
||
|
||
Atenção!
|
||
|
||
Lembrando que, a partir do pacote de atualização da release **fluig 1.7.1-220719 -****Crystal Lake****,** em arquivos da ferramenta Excel é possível inserir variáveis em **qualquer coluna ou planilha.** |